Chapitre 6: Recrutement et formation du personnel de terrain

Tanzanie et Zanzibar

En vue du recensement de la population et des logements de 2022, la Tanzanie a mis en place un système national de recrutement en ligne afin de recruter environ 205 000 agents recenseurs, superviseurs de contenu et superviseurs TIC. L'objectif était de concevoir, déployer et administrer une plateforme numérique afin de rationaliser le processus de recrutement, en remplacement des méthodes traditionnelles. Le système a été élaboré en interne par le Bureau national de statistique de Tanzanie (TNBS) www.nbs.go.tz et le Bureau du statisticien en chef du gouvernement de Zanzibar (OCGS), sous la supervision du Comité central du recensement.

Le système de recrutement en ligne était une plateforme web accessible via des appareils mobiles et des ordinateurs, permettant aux candidats des zones urbaines et rurales de s'inscrire, de téléverser des documents et de postuler à des postes liés au recensement. Parmi les principales innovations figurent les suivantes:

Interface conviviale: Conçue afin d'être facile à utiliser sur tous les appareils.
Mises à jour de l'état d'avancement en temps réel: Les candidats reçoivent des notifications concernant l'état d'avancement de leur candidature.
Sélection automatisée des candidats: réduction des biais humains et des erreurs manuelles.
Intégration géographique: permettait un recrutement fondé sur la localisation.
Extensibilité: Le système a géré des milliers d'utilisateurs simultanés grâce à une infrastructure serveur robuste.
Gardiennage: Le système a utilisé le chiffrement et l'authentification sécurisée pour protéger les données personnelles.

Le système comprenait également des outils de production de rapports, des alertes mobiles et par courriel ainsi qu'une assistance technique, garantissant une expérience fluide tant pour les candidats que pour les administrateurs.

L'approche numérique a permis de réaliser d'importantes économies de temps et d'argent et d'améliorer l'efficacité globale:

Efficacité administrative: réduction de la charge de travail manuelle jusqu'à 70 %, soit un gain de plusieurs milliers d'heures.
Réduction des coûts: Élimination des dépenses liées aux candidatures papier et à la logistique physique.
Inclusivité Participation des candidats issus de régions éloignées, renforçant ainsi l'équité.
Transparence: Le processus automatisé a minimisé les biais et accru l'équité.
Viabilité environnementale: Les opérations dématérialisées ont contribué à des pratiques respectueuses de l'environnement.
Amélioration de la communication: les mises à jour en temps réel ont réduit l'incertitude et les demandes de renseignements des candidats.

Malgré des difficultés telles que l'accès limité à Internet et les lacunes en matière de maîtrise du numérique, le système s'est révélé très efficace et extensible.

Afin de préserver l'intégrité et la qualité des données du recensement, plusieurs mesures ont été mises en œuvre:

Sécurité des données: Des protocoles de chiffrement avancés et de connexion sécurisée ont protégé les informations sensibles des candidats.
Essai du système: Des tests rigoureux ont garanti la stabilité pendant les pics d'utilisation.
Assistance aux utilisateurs: une FAQ, un service d'assistance et des techniciens dans les cybercafés ont aidé les utilisateurs peu familiarisés avec le numérique.
Suivi et analyse: des tableaux de bord en temps réel ont permis aux administrateurs de suivre l'avancement et de résoudre rapidement les problèmes.
Critères de sélection équitables: la présélection automatisée fondée sur les qualifications a garanti un recrutement fondé sur le mérite.

Ces mesures de protection ont permis de garantir que le processus de recrutement numérique ne compromette pas l'exactitude, la sécurité ou la fiabilité des données du recensement.

Namibie

La Namibie a recouru à un système de recrutement électronique lors de la mise en œuvre de l'essai pilote et du recensement principal. L'ONS a recruté des agents recenseurs, des superviseurs d'équipe et des techniciens informatiques de terrain conformément à la structure prévue sur le terrain. Le recrutement pour l'essai pilote s'est principalement effectué au niveau des circonscriptions électorales, et les personnes les plus recherchées étaient celles résidant dans les zones de dénombrement sélectionnées. Tous les postes temporaires pour l'essai pilote ont été publiés en externe, à savoir sur le site web de la NSA, sur le site web du ministère du Travail, des Relations industrielles et de la Création d'emplois, dans les journaux locaux, à la radio et sur les panneaux d'affichage des lieux suivants: bureau régional de la NSA, bureau du conseil régional, cliniques, écoles, commissariats de police et centres commerciaux. Toute personne intéressée par les différents postes était encouragée à postuler en ligne via le site web du ministère du Travail, des Relations industrielles et de la Création d'emplois.

L'un des critères de recrutement était que les candidats aient achevé la 12e année, ce qui représentait une difficulté pour les régions à faible taux d'alphabétisation. En outre, les informations suivantes concernant chaque candidat ont été prises en compte comme critères de sélection: les diplômes, le permis de conduire, les compétences linguistiques, les connaissances de base en informatique et l'expérience préalable en matière d'enquêtes. Les candidats ont été affectés dans la circonscription correspondant à leur lieu de résidence, car ils connaissent déjà les habitants, les lieux et les coutumes de leur communauté respective.

En raison des réglementations liées à la COVID-19 édictées par le gouvernement lors de la mise en œuvre de l'essai pilote, la formation des agents recenseurs a été dispensée en petits groupes de moins de 30 personnes par classe. Trois niveaux de formation ont été dispensés pendant l'essai pilote, à savoir:

Niveau 1: La formation principale a réuni une vingtaine de personnes qualifiées issues des domaines des opérations de terrain, de l'échantillonnage, de la démographie, du traitement des données et de l'informatique pendant 10 jours à Windhoek. Cette formation a été animée par des responsables et des cadres du domaine concerné, dont le responsable du recensement.
Niveau 2: La formation des formateurs (ToT) a réuni une cinquantaine de statisticiens, de statisticiens adjoints et de statisticiens régionaux qualifiés, y compris le personnel technique informatique, pendant 10 jours (environ une semaine et demie) dans la capitale, Windhoek. Cette formation a été animée par l'ensemble du personnel ayant participé à la formation principale.
Niveau 3: La formation principale pour l'ensemble du personnel de terrain a été dispensée au niveau régional. Le nombre maximal de stagiaires par classe était de 26 et le nombre minimal de 12, ce qui s'est avéré tout à fait gérable. Au total, 191 stagiaires ont été formés dans les 14 régions, et ce niveau de formation a été animé par l'ensemble du personnel ayant participé à la formation des formateurs pendant 10 jours.

Les formations de niveau 1 et 2 ont été dispensées consécutivement, sans interruption. Une fois le niveau 2 terminé, une pause d'une semaine a été observée afin de préparer et de déployer la formation principale. Des séances quotidiennes de révision de la formation ont été organisées afin de traiter les questions non résolues pendant la formation et d'améliorer la qualité de celle-ci.

Kenya

Le Kenya a recouru à un processus de recrutement manuel, et un guide de recrutement a été élaboré pour accompagner l'ensemble du processus. Avant le recensement, une offre d'emploi pour des agents recenseurs, des superviseurs de contenu et des superviseurs TIC a été publiée dans le supplément du journal MyGov du 11 juin 2019, inclus dans tous les quotidiens. Le recrutement visait à atteindre un ratio de cinq agents recenseurs pour un superviseur de contenu et de 50 superviseurs TIC.

Les processus de recrutement ont été menés dans les comtés par les comités de recensement des comtés. Les agents statistiques des comtés ont reçu les candidatures pour les postes de superviseurs TIC, tandis que les candidatures pour les postes de superviseurs de contenu et d'agents recenseurs ont été soumises respectivement au bureau du chef et au bureau du chef adjoint. Après réception des candidatures, le comité de recrutement du recensement du comté a utilisé les qualifications indiquées dans l'annonce pour établir une liste restreinte. Le nombre de candidats présélectionnés a été déterminé en fonction du nombre de candidatures et des postes à pourvoir. Le comité a classé les candidats qualifiés en fonction de leurs qualifications et des rôles à assumer, ainsi que de la règle du tiers de représentation par sexe requise par la loi. Au moment de la candidature, les informations des candidats ont été résumées à l'aide d'un formulaire type fourni. Les informations résumées comprenaient: le nom du candidat, son numéro d'identification, son numéro de téléphone portable, son âge, son sexe, son éventuel handicap, son origine ethnique, son sous-comté de résidence, son certificat d'études secondaires du Kenya et son niveau d'études le plus élevé. Les formulaires remplis ont été soumis aux comités de recensement du comté.

Afin de garantir l'uniformité du recrutement, des tests d'entretien normalisés ont été élaborés et communiqués par voie électronique aux comités de recensement du comté dans un document protégé par mot de passe afin d'en garantir l'intégrité. Le comité de recensement du comté a soumis la liste des candidats présélectionnés et retenus au directeur général pour approbation. Les candidats retenus ont été informés par voie d'affichage public, d'appels téléphoniques et de SMS.

La formation du personnel chargé du recensement a été mise en œuvre de manière progressive. Le premier niveau de formation était la formation des formateurs, qui a réuni 500 participants dans un lieu central. Par la suite, les formateurs ont formé les superviseurs TIC au niveau régional. Les superviseurs TIC ont ensuite formé les superviseurs de contenu pendant 7 jours. Le personnel de recensement formé a ensuite été déployé dans ses zones de dénombrement respectives.

La formation des agents recenseurs a été dispensée sur une base non résidentielle dans des écoles et des églises pour la plupart des régions, à l'exception des zones arides et semi-arides où elle était résidentielle. Dans les lieux de formation non résidentiels, des paiements ont été effectués pour couvrir les repas et les fournitures de bureau. La formation des formateurs et des superviseurs (superviseurs TIC et superviseurs de contenu) était non résidentielle. La formation des formateurs s'est déroulée du 15 au 22 juillet 2019, celle des superviseurs TIC du 25 juillet au 1er août 2019, tandis que celle des superviseurs de contenu et des agents recenseurs a eu lieu respectivement du 4 au 11 août et du 14 au 20 août 2019.

Botswana

Le Botswana a recouru au recrutement électronique pour le RGPH 2022 afin de tester et de sélectionner les agents recenseurs et les superviseurs. Le recrutement visait à atteindre un ratio de quatre agents recenseurs pour chaque superviseur. Au cours de l'essai pilote, l'évaluation a été réalisée au moyen de Google Forms, ce qui nécessitait un accès à Internet pendant toute la période de rédaction jusqu'à la soumission du test et la réception instantanée des résultats.

Pour le recensement principal, une équipe de développeurs de systèmes a examiné l'outil d'évaluation et l'a élaboré au moyen du logiciel CSPro. L'évaluation était accessible via un système CAPI pouvant fonctionner hors ligne, mais nécessitant une connexion Internet pour synchroniser et soumettre l'évaluation, également sauvegardée sur les tablettes. L'évaluation était protégée par mot de passe et n'était accessible que lorsque l'autorisation était accordée et que le candidat était prêt à passer le test. Tous les candidats passant l'évaluation ont été enregistrés dans le système au moyen de leur numéro de carte d'identité nationale (Omang). Pour les candidats ne disposant pas de ce numéro, l'équipe de développement a dû les enregistrer manuellement afin qu'ils puissent accéder au test.

Sierra Leone

Les procédures de recrutement adoptées pour le recensement intermédiaire de la population et des logements de 2021 (MTPHC) ont suivi un modèle similaire à celui des recensements précédents en Sierra Leone. Le recrutement visait à atteindre un ratio de cinq agents recenseurs pour trois superviseurs de contenu et de 3 375 superviseurs TIC. Des offres d'emploi ont été publiées dans les médias pour les différentes catégories de personnel de terrain nécessaires à la cartographie, à l'essai pilote et au recensement principal. La capacité à utiliser un appareil électronique (téléphone, tablette, ordinateur portable, ordinateur de bureau, etc.) constituait un atout dans le processus de recrutement pour la cartographie et le recensement du MTPHC. Les candidats présélectionnés ont passé un entretien, et les candidats retenus ont suivi une formation et passé des examens afin d'orienter la sélection du personnel de terrain. Des personnes supplémentaires ont été recrutées à titre de réserve en cas de maladie, de mauvaises performances ou d'abandon de poste. Des contrats et des cartes d'identité avec photographie ont été remis à chaque candidat retenu à l'issue de la formation afin de faciliter l'identification du personnel de terrain.

Angleterre et Pays de Galles

En Angleterre et au Pays de Galles, le recensement a été effectué pendant la pandémie de COVID-19, ce qui a rendu impossible l'organisation d'une formation en présentiel. Une combinaison de modules d'apprentissage en ligne et de sessions de classe virtuelle (pour les responsables uniquement) a été élaborée et dispensée pour la formation du personnel chargé des opérations de recensement sur le terrain (CFO). Cette formation visait à garantir que l'ensemble du personnel de terrain soit suffisamment préparé pour exercer efficacement ses fonctions dès le premier jour de son emploi.

La formation numérique a été dispensée au moyen d'un système de gestion de l'apprentissage (LMS), offrant un environnement d'apprentissage structuré et interactif. Les modules ont été élaborés au moyen d'un outil de création de contenu d'apprentissage en ligne conçu pour produire un contenu attrayant et interactif. Les sessions de classe virtuelle ont été animées au moyen d'une plateforme de visioconférence, permettant une interaction en temps réel et des exercices de jeux de rôle fondés sur des scénarios. Au total, 32 modules différents ont été créés, dont 22 étaient propres à un rôle et 10 étaient génériques, tels que la santé et la sécurité, la protection des données (soulignant l'importance de la protection des données du recensement) et un aperçu général du recensement.

Tous les employés devaient passer une évaluation à la fin de chaque module numérique et obtenir une note minimale de 80 % en trois tentatives. Toutes les formations devaient être suivies au cours de la première semaine d'emploi et dans le cadre d'un nombre d'heures contractuelles défini. Au total, 25 734 agents de terrain ont suivi la formation numérique; 83 % des apprenants l'ont achevée dans les quatre jours impartis et 92 % l'ont achevée à temps pour commencer leur travail de terrain dès le premier jour de la période opérationnelle.

Des processus d'assurance qualité ont été intégrés aux étapes de conception et d'élaboration de la formation. Le contenu a été rigoureusement revu et testé afin d'en garantir l'exactitude et la pertinence. Le LMS a fourni un accès sécurisé aux supports de formation, et les sessions de classe virtuelle ont été menées dans un environnement contrôlé afin de garantir la sécurité des données. Plus de 5 % des sessions en classe ont été observées afin d'évaluer la qualité, et il a été conclu que le recours à la classe virtuelle, par opposition à la classe en présentiel, était efficace et permettait de transmettre les connaissances nécessaires.

L'approche numérique a considérablement réduit le temps et les coûts associés à la formation traditionnelle en présentiel. Elle a permis de dispenser de manière cohérente le contenu de la formation à un grand nombre d'agents sur le terrain, répartis sur différents sites. Le recours aux modules numériques a permis aux apprenants de suivre la formation à leur propre rythme, ce qui a réduit la durée moyenne de la formation par rapport au temps initialement prévu. Cette approche a également facilité le suivi des progrès et des performances de la formation, garantissant que la plupart des employés sur le terrain étaient opérationnels à temps.

Toutefois, plusieurs difficultés ont été rencontrées pendant les phases d'élaboration et de mise en œuvre de la formation:

Phase d'élaboration:

Assurance de la qualité: le processus initial d'assurance qualité n'a pas répondu aux attentes, ce qui a entraîné un nombre élevé d'erreurs à corriger. Afin d'améliorer les exercices futurs, il est recommandé d'élaborer la formation en interne afin de garantir un meilleur contrôle du contenu et de la qualité.
Contenu de la formation: il s'est avéré difficile de trouver un équilibre entre le niveau de détail requis par les spécialistes thématiques et ce qui était réalisable dans la pratique pour ce type de formation. Le processus a été encore compliqué par une conception en constante évolution, nécessitant des ajustements de dernière minute alors que la marge de manœuvre du prestataire était limitée. Une élaboration en interne aurait peut-être permis une plus grande adaptabilité pour répondre à ces besoins.

Phase opérationnelle:

Questions techniques: Les difficultés liées au LMS et à l'intégration du système ont entraîné des retards et nécessité un dépannage supplémentaire. Dans certains cas, les échecs aux évaluations étaient dus à des problèmes techniques, qui ont dû être résolus rapidement en réinitialisant le système et en ajustant le temps imparti aux stagiaires concernés, ce qui a nui à leur expérience utilisateur globale.
Suivi de l'achèvement de la formation: bien que l'obligation d'achever la formation dans un délai spécifique ait été clairement énoncée lors du recrutement et de l'intégration, des efforts ont tout de même été nécessaires de la part du prestataire et du LMS pour garantir l'achèvement. Dans certains cas, des prolongations ont dû être accordées, ce qui a obligé les équipes opérationnelles à effectuer des heures supplémentaires pour s'adapter à la prolongation de la période. À l'avenir, il pourrait être envisagé d'accorder davantage de temps pour l'achèvement de la formation afin d'alléger la pression sur les apprenants et le personnel.

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